【広報活動にお悩みの方へ】広報の役割・スキル・対策までご紹介！

これから広報活動を積極的に行いたいという方の中には、どのように計画すれば良いかわからないという方も多いでしょう。また、「何から始めたら良いのか…」とお悩みの方も少なくありません。

そこで今回は、広報活動の役割やスキル、広報についてよくあるお悩みやその対策などをご紹介します。

広報活動に課題を感じている方や広報担当者の悩みを知りたい方はもちろん、サービスの認知を上げていきたい方や、問い合わせ数・売り上げを増やしていきたい方は、ぜひ参考にしてくださいね。

広報担当の仕事とは

まずは、広報担当の仕事について見ていきましょう。
社外広報も社内広報も、「コミュニケーションを通じた関係構築」であることに変わりはありません。

相手との良好な関係を築くための情報発信と、そのための行動をとることが広報の大切な仕事なのです。

社外広報

社外広報とは、社外に向けて自社やブランドなどの認知度を向上させ、自社が扱う商品やサービスを広める役割を持ちます。
社外広報では、主に取引先や顧客、メディアなどに向けて情報発信を行います。

つまり、社外広報は企業活動を知ってもらうことが重要なのです。

広報の目的に応じて、プレスリリース配信やメルマガ配信、自社ブログ・SNS更新、取材対応、原稿チェック、イベント企画など、取るべき手段を考えて実行します。

企業活動や事業内容の説明、そして商品やサービスの発表など、社外広報は、企業活動を知ってもらうためのきっかけの提供となります。それらをうまく提供するには、商品やサービスの理解はもちろん、各メディアの特徴やメディアが利用するステークホルダーの理解・分析などが必要です。

社内広報

では、社外に向けた社外広報に対し、社内広報とは何を指すのでしょうか。

社内広報とは、会社で勤務するすべての従業員や、従業員の家族などに向けた広報を指します。自社の新しいニュースや活動などを知らせることにより、従業員の仕事を通じた充実度の向上、社内文化の醸成、戦略や方針・理念などの自社理解が目的です。

また、社内広報も社外広報と同じように、社内に向けたイベントの企画・運営や社内報の作成・発信、新しい制度の策定や運用など幅広い業務があるのです。

社内広報で大切なのは、すべての従業員に対して何を伝え、どのように行動してもらうのかを発信することです。

広報の役割とは

次に、広報の役割についてご紹介します。広報の役割は、大きく分けると以下の3つあります。それぞれを詳しく見ていきましょう。

ブランディングを推進する役割

広報の役割には、ブランディングを推進するというものがあります。ブランディングを推進することによって、自社は世の中に対してどんな役割を果たすのか、業界内のみならず社会の中の一人として考えた際にどういった立ち位置なのかを確立できるでしょう。

そのブランドイメージをより強固なものにするには、一貫性があり、その上で継続的な情報発信が必要となります。

また、ブランディングを推進することは企業文化の醸成にも役立ちます。企業文化は企業の人格をイメージし、これをしっかり形作り、維持するためことは、従業員の自社への愛着心向上や採用活動へも良い影響を与えるのです。

メディアリレーションズを築き自社の認知拡大を図る役割

広報が持つ役割として、メディアリレーションズを築き自社の認知拡大を図るというものもあります。こちらの役割は、広報と聞いて一番イメージしやすいでしょう。

自社がアプローチすべき媒体を見つけるためにメディアの研究をしたり、電話・e-mail・対面でのメディアアプローチ、メディア関係者との情報交換、取材の対応、執筆したプレスリリース配信をしたりなど、対メディアとの関係構築すべてを包括してメディアリレーションズと呼ぶのです。

メディアは幅広く世間に情報発信する役割を持っているため、メディアを通じて自社のニュースを世間に伝え、認知度拡大を図ることが重要です。

コミュニケーションハブとしての役割

最後にお伝えする広報の主な役割は、コミュニケーションハブとしての仕事です。現場にいる従業員や経営陣などは自社の業界に精通した企業のプロフェッショナルなのですが、常に忙しく業務をこなしているので、業界外に目を向ける余裕がない可能性があります。

そんなとき、広報担当者が自社の業界に偏らない広い視野を持ち、社内外に発信することが重要になります。

広報担当者は、常日頃から世間のトレンドにアンテナを張り、情報収集することが大切です。

広報の仕事である報道対応も、自社と社会をつなぐ大切な活動です。メディアを通して自社の情報を世間に伝えるという事は、社会と企業の架け橋としての役割を果たすのです。

広報に求められるスキルとは

では、広報はどのようなスキルが求められるのでしょうか。
続いて、広報担当者に求められるスキルを見ていきましょう。

コミュニケーション能力

まず、広報担当者に必要なのはコミュニケーション能力です。広報は企業と社会とをつなぐ架け橋となって、良好な関係構築の実現を目指す役割を持ちます。そのためには、各ステークホルダーが求めるものをしっかり理解し、最適な手段でのアプローチが必要です。

また、企業が多くのステークホルダーから信頼を得るには、広報担当者が目の前にいる一人ひとりから信頼を得ていることが重要です。広報担当者は、目の前の人間に対し、誠実かつ謙虚な姿勢を取り続けることが重要です。

PDCA運用能力

次に、広報担当者が求められるスキルとしてPDCA運用能力が挙げられます。広報活動は、PDCAサイクルをうまく回さなければ大きな効果が得られません。

幅広い業務を多面的にとらえ、うまくPDCAサイクルを回し続けることによって、自社にフィットし、結果に結びつく効果的な手法にたどり着けるでしょう。

危機管理・対応能力

広報担当者は、危機管理能力やトラブルに直面した際の対応能力も求められます。会社として想定できるリスクの排除に万全を期していたとしても、トラブルは突然訪れます。広報は、どんなときに訪れるか予測できない事態に備え、危機管理体制を整えておくことが大切です。

現代はSNSが普及しているので、瞬時に情報が拡散されていきます。そのため、いかに的確で素早い対応を行えるかどうかが、その後自社ブランドや価値に影響を及ぼします。

客観的に見る視点

広報担当者は、あらゆる角度から物事を見渡せる客観的に見える視点が求められます。広報は企業側の立場ですがそちらに偏らず、幅広い視野から物事を見られることが大切です。

また、ステークホルダー視点から自社ブランドや商品を俯瞰できなければ、広報の成功は難しいでしょう。

悩みの種類と対策

次に、広報のよくあるお悩みの種類とその対策についてご紹介します。

広報業務の目的・ゴールが明確になっていない

広報担当者が抱えがちな問題として、「広報業務の目的やゴールが明確になっていない」というものがあります。

目的やゴールがあいまいなまま、周りに相談できないまま広報活動をなんとなく始め、結果的に何をしたいのかよくわからなくなってしまうのです。

その対策として一つ目は、社内リサーチを徹底することです。
広報担当者は、自社が販売していきたい商品やサービス、自社の特徴などをよく理解するために、各部署の垣根を越えて、幅広く情報収集する必要があるでしょう。

二つ目の対策としては、しっかりと目標設定をすることです。
どのような結果になったら、広報活動が「成功した」「高い効果が出た」と満足できるのかを、具体的な数値や表などを使って目標を設定することが重要です。

年間計画がない

広報の良くある課題として、年間計画などのマーケティング戦略がないという点です。戦略的な広報活動計画がないと、高い効果につながらない可能性があります。

営業活動と同じように、広報は目的を達成するために戦略が必要です。また、単発では高い効果を得られないでしょう。

これらの対策として、まずは広報担当者が自分で、現状と理想を書き出し、現状からうまく前進するために何が必要かをチェックしていきます。

次は、周りに相談します。上長や営業部内などに相談するのです。広報担当者が自分の考えをしっかり持てば、相手も親身に対応してくれるでしょう。

経験・ノウハウ

最後に、広報担当者が陥りがちな課題として、経験やノウハウが足りないという点です。ノウハウがなかったり経験不足だったりする場合があるので、活動の選択肢が少なくなり、どのような活動をすればよいのかわからなくなるのです。

また、ノウハウや経験がないことにより、マーケティング戦略設計どころか、今やるべき広報活動でも効果が得られず、ますます悩みに陥ってしまうのです。

そんなときは、月単位・半年単位・年単位で考えてみることをおすすめします。本来、戦略は俯瞰で考えるものですが、いきなりは誰でも難しいものです。そのため、考え方の訓練を行うのです。

ノウハウや経験不足の場合は、地道にネットや本などで学びながら実践を積み重ねていくしか対策がありません。しかし、それを意識的にやるかやらないかで大きな違いが出るので、スキルを身に着けながら実践することが重要です。

さらに、信頼できるパートナーに広報を依頼することもおすすめです。

▼具体的な広報の方法については、下記の記事もぜひ参考にしてみてください。
→「成功する広報の方法とは？」広報担当者がおすすめする方法5選

広報活動の成果指標1位はメディア露出量

企業の担当者に聞いたアンケートにおいて、「広報活動において成果指標は何ですか？」という問いに対し、1位になったのは「メディア露出量」となりました。これは最もわかりやすい成果指標でもあります。

どのような媒体に、どのくらいの規模で露出したかというのは、視覚的にもわかりやすいものです。各メディアに点数をつけて、露出規模やどんな内容で紹介されたかを数値化してデータにしているという企業もあります。

効果が高いのは「プレスリリース」

広報活動で効果が高く出やすいのは「プレスリリース」です。
プレスリリースは、低単価で大きく拡散できるので、広報施策の中でも一番費用対効果につながる企画と言えるでしょう。

また、今後力を入れたい広報活動は、プレスリリースだという企業も少なくありません。しかし、経験やノウハウがなく、プレスリリース配信がうまくできないという企業も多いでしょう。

そんなときは、広報のプロである業者に依頼するというのもおすすめです。何かお悩みや課題がある場合は、ぜひお気軽に弊社にご相談ください。

Instagram運用もおすすめ

広報活動で、もう一つ有効な手段はInstagram運用です。
Instagram運用は、企業の商品やサービスを手軽にPRできますし、フォロワーとのコミュニケーションも取りやすいというメリットがあります。SNS運用の中でも始めやすいのではないでしょうか。

弊社では、企業のInstagram運用も行っておりますので、気になっているという方はぜひお気軽にご相談ください。

ぜひ、自社に合った広報活動を積極的に行い、自社ブランドや商品・サービスの認知度向上を目指してくださいね。

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